Inhaltsverzeichnis der Datenschutzordnung
Präambel
§ 1) Allgemeines
§ 2) Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
§ 3) Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
§ 4) Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
§ 5) Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
§ 6) Kommunikation per E-Mail
§ 7) Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
§ 8) Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
§ 9) Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
§ 11) Inkrafttreten
Datenschutzordnung des „Tennisclub Falkenberg e.V.“
Präambel
Der Tennisclub Falkenberg e.V. (TC Falkenberg) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:
Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geschlecht, Datum des Vereinsbeitritts, Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Funktion im Verein, Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, ggf. in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Trainer/innen und der Übungsleiter/innen mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
2. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden dem Vorstand sowie den Trainern/innen, Übungsleitern/innen und Mannschaftsführern/innen insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiter/innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiter/innen, Trainer/innen, Mannschaftsführer/innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Verein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand bzw. von ihm beauftragte Personen und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten
verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese
Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung (§ 24) vorgesehen
sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 11.12.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
gez. Claudia Maleki
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Claudia Maleki (1. Vorsitzende)
Die Datenschutzordnung als PDF Datei findet man hier.
